Biên bản cuộc họp là yếu tố không thể thiếu trong các cuộc họp, là sự “tái hiện” lại toàn bộ nội dung diễn ra trong buổi họp từ nội dung thông báo họp, ý kiến của cá nhân hay các thành phần tham gia, đến các quyết định cuối cùng… Vì thế, người ghi biên bản cuộc họp cần có sự quan sát, nắm bắt vấn đề, thao tác ghi chép nhanh, bám sát nội dung cuộc họp, cẩn thận và khách quan.Không phải ai cũng được đảm nhận công việc viết biên bản cuộc họp, chỉ những người có kỹ năng và thường ở vị trí như thư ký, trợ lý… Nếu đây là một phần trong việc làm hàng ngày của bạn, hãy lưu ý những điều sau đây để có một văn bản hoàn chỉnh, chính xác nhất.
Tìm hiểu trước chủ đề cuộc họp
Sẽ tốt hơn nếu như bạn nghiên cứu, tìm hiểu trước chủ đề, nội dung của cuộc họp. Bởi vì khi cuộc họp đang diễn ra, bạn bắt buộc vừa quan sát, vừa nghe, vừa ghi chép đúng như những gì đang diễn ra. Điều này bắt buộc bạn phải hiểu nội dung đang đề cập, trong đó có các từ ngữ chuyên môn, thuật ngữ chuyên ngành hoặc câu từ của người nói…
Tìm hiểu trước chủ đề cuộc họp giúp bạn nắm được kiến thức, sự hiểu biết về nội dung chủ đề để diễn đạt bằng từ ngữ chính xác, nhanh kịp với tốc độ người nói.
Nhớ tên, chức vụ/ vị trí/ vai trò của từng thành viên tham gia cuộc họp
Người viết biên bản nên nhớ, nhận biết được tên và vị trí của từng thành viên để ghi kèm trong biên bản khi cần thiết. Chẳng hạn như khi một ai đó phát biểu ý kiến thì trong biên bản cần cập nhật đầy đủ thông tin này.
Một số người viết biên bản không nhận biết được tên, vị trí sẽ rất phiền phức nếu hỏi lại người đó trong cuộc họp. Điều này chứng tỏ cách làm việc thiếu chuyên nghiệp của bạn. Chưa kể nếu bạn không nhớ được tên, vị trí của lãnh đạo cấp cao thì chắc chắn bạn không thể hỏi họ trong khi cuộc họp đang diễn ra.
Phân chia nội dung biên bản rõ ràng
Người viết cần đảm bảo cách trình bày và hành văn chính xác đúng như văn bản biên bản cuộc họp. Văn bản đầy đủ được chia làm 3 phần: Mở đầu, phần nội dung cuộc họp và phần kết thúc.
Phần mở đầu gồm: Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp; Tên, chức vụ/ vị trí những người tham dự; Mục đích cuộc họp (nội dung chính mà cuộc họp đưa ra để giải quyết).
Phần nội dung cuộc họp: Văn bản cần ghi lại diễn tiến cuộc họp. Liệt kê các vấn đề/ luận điểm được đưa ra; Ai đưa ra ý kiến gì? Ý kiến nào được biểu quyết chấp thuận? Tỉ lệ bao nhiêu phần trăm… Hoạt động/ vấn đề nào cần phải hoàn thành, thời hạn cụ thể khi nào, chỉ tiêu bao nhiêu, số người tán đồng và không tán đồng?
Đây chính là những dự liệu quan trọng, là tài liệu để giải quyết các công việc liên quan về sau nên biên bản không thể bỏ qua.
Cách hành văn rõ ràng, khách quan, trung lập
Một trong những nguyên tắc quan trọng nhất của việc viết biên bản đó là trung lập, khách quan. Người viết tuyệt đối không được ghi sai lệch sự kiện và không viết theo dấu ấn cá nhân. Văn bản hoàn toàn nên được ghi chép đúng như cuộc họp được diễn ra.
Người viết không có quyền ghi thêm bớt, đưa chủ kiến của mình vào hoặc tác động làm sai lệch bất kỳ nội dung, số liệu nào của cuộc họp. Nếu không, bạn sẽ phải chịu hoặc liên đới trách nhiệm nếu như có rắc rối phát sinh về sau xuất phát từ lỗi sai trong biên bản cuộc họp.
Đọc và rà soát lại cẩn thận trước khi trình ký
Trong khi cuộc họp diễn ra, có thể với diễn biến hoặc người nói tốc độ nhanh nên bạn có thể mắc cái lỗi sai. Do đó trước khi văn bản được trình ký, bạn nên đọc và rà soát lại về lỗi chính tả, câu từ, các danh từ, tên riêng… đảm bảo chính xác. Một văn bản biên bản cuộc họp chỉn chu, đúng chính tả sẽ chứng tỏ người viết có kiến thức, làm việc cẩn thận. Ngược lại, bạn sẽ bị đánh giá là thiếu kỹ năng, thậm chí biên bản cuộc họp không được ký xác nhận.
Hảo Đặng
